Wstęp

       Optymalizacja pracy handlowca… , minimalizacja powtarzalnych czynności…, szybki dostęp do aktualnych informacji o zleceniu…, historia kontaktów handlowych z każdą firmą w jednej przejrzystej tabeli…

       Wszystko to i wiele innych korzyści w pracy handlowca, możemy uzyskać dzięki systemowi klasy ERP: Plan-de-CAMpagne. Dla przykładu przyjmijmy, że handlowiec pracuje dla przedsiębiorstwa produkcyjnego, którego działalność mieści się w granicach branży obróbki metali i produkcji maszyn. Przedsiębiorstwo posiada również dział malarni proszkowej, na który przyjmuje także zlecenia usługi malowania materiałów powierzonych.

       Celem handlowca jest kontakt z klientem i zapanowanie nad zleceniami, tzn.: od etapu pozyskania klienta, przez wygenerowanie oferty (ofert w kilku wariantach, negocjacji ceny), doprowadzenie do finalizacji zamówienia, proces realizacji zlecenia (informowanie o postępie prac produkcyjnych), zbudowanie i utrzymanie zaufania oraz zadowolenia klienta, skutkującego utrzymaniem stałych relacji i ciągłości zamówień. W omówionym poniżej przykładzie skupimy się na prześledzeniu „cyklu pracy handlowca” na przykładzie trzech różnych zamówień.

      CYKL ŻYCIA OFERTY W RĘKACH HANDLOWCA, czyli:

      START: Tabela Kontrahentów (pełna informacja o obecnych klientach oraz o potencjalnych klientach) i Tabela Projektów (gromadzi informacje o wszystkich otwartych projektach oraz ich statusach) 

      Etap 1: Przygotowanie i wygenerowanie oferty

      I. Pierwsza oferta zawiera trzy alternatywne wyceny standardowego wyrobu o różnej ilości sztuk: 50, 150, 500 (zobacz: przykład A)

      II. Druga oferta utworzona jest w odpowiedzi na zapytanie ofertowe, na wyprodukowanie unikalnego wyrobu wg. specyfikacji klienta (na podstawie rysunku) (zobacz: przykład B)

      III. Oferta trzecia utworzona na wykonanie usługi malowania materiałów powierzonych od klienta(zobacz: przykład C)

      Etap 2:  Przyjęcie zamówienia i przekazanie zamówienia na produkcję

      Etap 3: Kontakt z klientem w sprawie postępu prac nad zleceniem

      Etap 4: Finalizacja sprzedaży

Tabela kontrahentów

       Najważniejsze dane dotyczące wszystkich kontrahentów widoczne są natychmiast po otworzeniu tabeli. Widok tabeli, rozmieszczenie i formatowanie kolumn jest dostosowany indywidualnie do potrzeb użytkownika.Kontrahenci w tym przykładzie są podzieleni na rodzaje (Klienci – K,  Potencjalni – P, Dostawcy – L, Dostawcy i Klienci – B).

 Rys.1. Podstawowy widok tabeli „Kontrahentów” z wybraną firmą „Stigo” i standardowo połączoną tabelą „Osób kontaktowych”

      
       Szybkie wyszukiwanie możliwe jest dzięki: wpisaniu fragmentu szukanego tekstu z klawiatury (patrz: rys 1.), grupowaniu danych po wybranej kolumnie, zastosowaniu i zapisaniu w pamięci dowolnych filtrów. Zastosowany filtr na tabeli „Kontrahentów” ogranicza  liczbę wyświetlanych rekordów w tabeli do pozycji spełniających zadane kryteria.

Rys.2. Zastosowany filtr na tabeli „Kontrahentów” ograniczający  liczbę wyświetlanych rekordów w tabeli do firm o  rodzaju „K” (klient) i „B” (klienci i dostawca)

        Z tabelą kontrahentów spięta jest tabela „Osób kontaktowych”, gdzie dla każdej zaznaczonej linii z tabeli kontrahentów w dolnym oknie pojawi się lista osób kontaktowych z wybranej firmy.

 Rys.3. Widok tabeli „Osób kontaktowych” dla firmy „Stigo” 

       Wszystkie dane, które mogą zostać wyświetlone w tabeli, zaszyte są w oknie edycji, które dla każdej firmy wygląda tak samo. Pozwala ona na jednokrotne wpisanie danych, które mogą być później wykorzystane podczas każdej czynności powiązanej z tym kontrahentem np. procesu ofertowania, produkcji czy fakturowania. Okno danych do edycji otworzyć można dwukrotnie klikając myszką na wybraną w tabeli firmę.

Tabela projektów

      
      Wszystkie oferty zorganizowane są w tabeli „Projekty”. Po otworzeniu tabeli można w bardzo szybki sposób, bez zagłębiania się w szczegóły, zorientować się w etapie prac nad całymi ofertami i poszczególnymi składowymi (tzw. kalkulacjami wyrobów). Status projektu, szacowana w % szansa realizacji zapytania ofertowego oraz termin następnego kontaktu pozwalają na planowanie kolejnych kroków przybliżających do sfinalizowania oferty bez konieczności wglądu w kalendarz pracy handlowca. Wiemy dokładnie z jaką firmą (Klient), w jakiej sprawie (Opis projektu, Nr zapytania, Nr. zamówienia) mamy się skontaktować w konkretnym terminie (Następny kontakt) i jakie są dotychczasowe, ogólne ustalenia (Cena całkowita, CRM, Tekst).

Rys.4 Tabela wszystkich utworzonych projektów

      Przykładowa lista statusów dla projektów może wyglądać następująco:

      Lista ta jest w pełni edytowalna. Statusy pozwalają nam na szybkie grupowanie i wyszukiwanie odpowiednich projektów w opisanej powyżej tabeli projektów. Aby w trakcie realizacji zlecenia zorientować się szybko, na jakim etapie znajdują się obecnie prace produkcyjne nad poszczególnymi składowymi projektu, wystarczy spojrzeć na podtabelę „Linie projektu”. Pozwala on na śledzenie statusów każdej linii pojedynczo z uwzględnieniem ustalonych cen na poszczególne wyroby, wielkości ich partii produkcyjnych oraz aktualnie naliczonego (w związku z realizacją procesów produkcyjnych) kosztu rzeczywistego.

      Przykładowa lista statusów dla kalkulacji (kosztowej i czasowej wyrobów gotowych) może wyglądać następująco:

      O przypisanie do kalkulacji odpowiedniego statusu dba sam system. Działania takie jak np. wygenerowanie oferty automatycznie powodują zmianę statusu kalkulacji. Dzięki takiemu rozwiązaniu informacje z działu produkcji czy logistyki spływają do Handlowcy automatycznie.

      Prześledźmy zatem krok po kroku cykl życia oferty w rękach handlowca na kilku przykładach…

       Etap 1: Przygotowanie i wygenerowanie oferty

      I. Projekt „Komplet uszczelek” o numerze identyfikacyjnym 12-00007 powstał w oparciu o zapytanie drogą mail-ową o 3 alternatywne wyceny standardowego wyrobu (jakim są komplety uszczelek) o różnej ilości sztuk:  50, 150, 500 (przykład A).

Rys.5 Podtabela linii projektu połączonych z projektem o numerze 12-00007. Przykład A

      Standardowa wycena kompletu uszczelek za pomocą szybkiego kopiowania umieszczana jest w projekcie, gdzie podczas przygotowania oferty zmianie ulegają wielkości zamówienia i rabaty (w przypadku, gdy system posiada moduł cenników, to rabaty przypisywane są przez system automatycznie z przygotowanych wcześniej cenników). Wszystkie załączone linie są na statusie 3 tzn. wycena ukończona, można generować ofertę

      II. Projekt „Wałek fi 14” o numerze identyfikacyjnym 11-00003 powstał w oparciu o zapytanie drogą mailową o wycenę produkcji 200 sztuk wałków na podstawie rysunku klienta. Przykład B.

Rys.6 Podtabela linii projektu połączonych z projektem o numerze 11-00007. Przykład B

      Kalkulacja wyrobu „Wałek fi 14” wymaga opracowania niestandardowej technologii wytworzenia w związku z dostarczeniem przez klienta specyfikacji wymagań w postaci np. rysunku. Kalkulacja taka otrzymuje automatycznie status 1 (praca nad kalkulacją) – jest to informacja zarówno dla Technologów (że należy opracować technologię materiałową i czasową dla serii 200 szt. Wałka fi 14), jak i dla Handlowcy, że należy  oczekiwać na ukończenie wyceny przez technologów w dziale przygotowania produkcji.

      III. Projekt o numerze identyfikacyjnym 12-00009 powstał w oparciu o zapytanie telefoniczne i wycenę usługi cięcia i malowania 50 sztuk materiału powierzonego od klienta.

Rys.7 Podtabela linii projektu połączonych z projektem o numerze 12-000009. Przykład C

      Kalkulacja usługi również ma status 1 (praca nad kalkulacją)– informuje Handlowca, że należy  oczekiwać na ukończenie wyceny przez technologów w dziale przygotowania produkcji, podobnie jak w powyższym przykładzie.

      Okna  edycji danych dla poszczególnych rodzajów ofert różnią się nieznacznie. W związku z tym powtarzające się informacje przedstawimy na jednym przykładzie (Przykład A – alternatywne wyceny standardowego wyrobu) Okno edycji danych takiej oferty może wyglądać następująco:

Rys.8 Okno edycji projektu o numerze 12-00007

 
      Ustalanie rabatów

      System Plan-de-CAMpagne pozwala na ustalanie rabatów w projekcie na 2 sposoby: 

     Sposób A  – dla każdej linii w projekcie inny rabat (uzależniony np. od ilości zamawianych sztuk wyrobu gotowego). 

Rys.9 Zakładka edycji wybranej linii projektu numerze 12-00007

      Sposób B  – całościowy rabat dla projektu – wszystkie  linie w projekcie otrzymają taki sam rabat. Sposób polecany dla oferty na różne wyroby i różne wielkości partii. Za pomocą tej metody można ustalić zniżkę w [%] lub cenę końcową projektu czyli nową cenę całkowitą.

Rys.10 Rabat całkowity dla projektu o numerze 10-00007

      Przechodząc do zakładki „List ofertowy” mamy możliwość szybkiego wygenerowania oferty (na podstawie raz przygotowanego szablonu).

Rys.11 Generowanie oferty w zakładce „Listy”  projektu o numerze 12-00007

Rys.12a  Przykładowa oferta zawierająca rabat wbudowany osobno w każdą linię (oferta z 3 alternatywnymi wycenami kompletu uszczelek)

Rys.12b  Przykładowa oferta zawierająca rabat dla całego projektu (oferta na zestaw uchwytwów)

      Natychmiast w oknie edycji informacji o projekcie pojawiła się data wystawienia oferty, a dla wszystkich kalkulacji wyrobów status zmienił się na „4”. Status ten równoznaczny jest z wysłaniem oferty.

Rys.13  Automatyczne zmiany w projekcie po wygenerowaniu oferty

      Tak przygotowana oferta, trafia do potencjalnego klienta. I znów pojawiają się dwie możliwości: albo oferta zostanie przyjęta i wybrana opcja zamówienia, albo klient rozmyśli się i nie dojdzie do zamówienia. W obu przypadkach po decyzji klienta zmieniamy status oferty na „O” tzn. „Podpisano” lub wybieramy status mówiący o powodzie odrzucenia oferty.  O wybór właściwych statusów warto dbać w celu tworzenia pomocniczych zestawień dotyczących skuteczności ofertowania czy rankingu klientów.

      Etap 2:  Przyjęcie zamówienia i przekazanie zamówienia na produkcję

      W zakładce edycja dla wybranej linii lub dla całego projektu,  oznaczamy umówioną z klientem datę dostawy i za pomocą czerwonego wykrzyknika nadajemy numer produkcyjny.

Rys.14 Zmiany w projekcie po wygenerowaniu potwierdzenia zamówienia i wygenerowaniu numeru produkcyjnego  

      Od tej chwili interesuje nas tylko zatwierdzona, aktywna linia. Jest ona automatycznie wyświetlona w dziale przygotowania i planowania produkcji, wraz z datą na kiedy produkcja ma być ukończona.  W dziale zarządzania magazynem pojawiły się rezerwacje na wszystkie materiały potrzebne do produkcji 150 kompletów uszczelek. Także dział zaopatrzenia automatycznie otrzymał informację o konieczności zakupu niezbędnej ilości materiałów do produkcji.

      Etap 3: Kontakt z klientem w sprawie postępu prac nad zleceniem

     Dział handlu jest ściśle zintegrowany z pozostałymi działami w przedsiębiorstwie. Dzięki temu informacje generowane na produkcji, w dziale zaopatrzenia, czy podczas wysyłki wyrobów gotowych do klienta widoczne są dla Handlowcy. W systemie Plan-de-CAMpagne powiązanie to odzwierciedla się automatycznie dzięki omówionym już statusom oraz module CRM, który automatycznie gromadzi wszystkie istotne informacje powiązane z ofertą. Tak na przykład  podczas produkcji „Kompletu uszczelek” nastąpiła awaria maszyny. Została ona odnotowana w systemie w dziale produkcji. Informacja ta trafiła automatycznie również do zakładki CRM w projekcie, dzięki czemu podczas rozmowy z klientem mamy wgląd w to czy produkcja idzie zgodnie z planem, czy nastąpiło przesuniecie planowanego terminu zakończenia produkcji. A jeżeli tak, to o ile…

Rys.15 Zakładka CRM w projekcie o nr 12-00007

     W związku z raportem, handlowca może zaplanować sobie wykonanie telefonu do klienta w celu poinformowania o opóźnieniu. Taka wiedza pozwala na bardzo szybką reakcję, ułatwia kontakt z klientem i buduje zaufanie, które owocuje kolejnymi zamówieniami.

    Za pomocą jednego przycisku można wygenerować raport, który ciągle aktualizuje koszty rzeczywiście poniesione w związku z realizacją zlecenia w porównaniu z planowanymi/szacowanymi kosztami. Zobrazujemy to na przykładzie produkcji „Wałka fi 14”

Rys.16 Podgląd naliczonych kosztów dla projektu o nr 11-00001

     Z poziomu projektu handlowiec ma także dostęp do szczegółowych informacji na temat naliczonych kosztów rzeczywistych oraz stopnia wykonania poszczególnych operacji.

Rys.17 Podgląd naliczonych kosztów dla projektu o nr 11-00001

      Etap 4: Finalizacja sprzedaży

     Mając kontrolę nad etapem prac nad zamówieniem (STATUSY / podgląd szacowanych i rzeczywistych kosztów) , handlowiec dokładnie wie kiedy produkcja została ukończona, a wyroby gotowe przesłane do klienta. Na tej podstawie może korzystając ze standardowego szablonu szybko wygenerować fakturę dla klienta. Dane dotyczące faktury podczytywane są automatycznie, jeżeli choć raz zostały wprowadzone do systemu.

Rys.18 Przykładowa faktura VAT generowana z systemu Plan-de-CAMpagne

     Wracając do Tabeli Kontrahentów, w oknie edycji wybranej firmy, w zakładce „Historia” handlowiec ma bardzo szybki wgląd w skróconą historię kontaktów biznesowych - wystawionych ofert, uruchomionych zleceń produkcyjnych, wysyłek wyrobów gotowych czy wysłanych faktur sprzedażowych.

 Rys.19 Okno edycji danych dla kontrahenta „Stigo”, zakładka „Historia”

    Pełna historia kontaktów razem z notatkami, spotkaniami, zarejestrowanymi reklamacjami dostępna jest w zakładce „CRM” . Omówienie tej opcji już w kolejnym numerze newslettera. Serdecznie zapraszamy!

Odchudzanie magazynu dzięki kontroli

przepływów materiałów w systemie

Plan-de-CAMpagne

Wstęp

     Jednym  z  powodów  utraty  płynności  finansowej przedsiębiorstwa jest utrzymywanie zbyt wysokich poziomów zapasów, popularne zamrażanie pieniędzy na magazynie. Odpowiednie planowanie i kontrola tych stanów magazynowych pozwala niejednej firmie uwolnić znaczną gotówkę i przenieść ją na poziom np. inwestycyjny. Ten artykuł w całości poświęcony jest właśnie tematyce planowaniu zaopatrzenia i kontroli stanów zapasów w oparciu o rzeczywiste zapotrzebowanie w związku z planowaną produkcją (w oparciu o technologię wytworzenia wyrobów gotowych).

     Możliwości pełnej i szybkiej kontroli stanów magazynowych oraz zaopatrzenia płyną z zastosowania w przedsiębiorstwie systemu klasy ERP takiego jak np. „Plan-de-CAMpagne”, pozwalającego między innymi na automatyzację przepływu informacji pomiędzy działem handlu, magazynem, produkcją a zaopatrzeniem. Najczęściej wymienianymi zaletami w tej dziedzinie są:

     • OSZCZĘDNOŚCI generowane dzięki zmniejszeniu ilości zalegających zapasów, 
     • TERMINOWOŚĆ DOSTAW, której podstawą jest zawsze aktualna informacja o bieżącym stanie
       magazynu oraz zapotrzebowaniu spływającym z produkcji    

     Dla przykładu magazyn w firmie X podzielony jest na grupy i wygląda następująco:       

 Rys.1. Tabela magazynu firmy X.

      
     Już na pierwszy rzut oka możemy odczytać z tabeli informacje o aktualnym poziomie zapasów (stanie magazynowym), ilości już zarezerwowanego materiału oraz wielkości planowanego zapasu minimalnego i planowanego zaopatrzenia każdego materiału, półproduktu czy wyrobu gotowego.

    Pod lupę weźmy np. materiał „Blacha 8mm 1500x3000” o którym wiemy, że do produkcji wykorzystywany jest jako fragment arkusza o wymiarach 1,5 x 3 m. Zamawiany jest zawsze w pełnych arkuszach (ilość zamówienia to zawsze wielokrotność 4,5m2). Zaplanowano również utrzymywanie zapasów minimalnych na poziomie 5 m2 .  

Rys.2. Okno szczegółowych danych dotyczących planowanych zmian stanu magazynowego artykułu „Blacha 8 mm 1500x3000”.

  
     Aktualny zapas magazynowy blachy 8 mm utrzymuje się na poziomie 5 m2. Rezerwacji tego materiału pod planowane uruchomienie zleceń produkcyjnych dokonano w ilości 6,552 m2. W związku z tym, że nie ma wystarczającej ilości materiału na magazynie, system wysłał do tabeli zakupów informację o konieczności zakupu 9 m2 blachy 8mm.

     System oblicza ilość do zakupu tak, by na magazynie po zrealizowaniu wszystkich rezerwacji, zostało materiału co najmniej tyle, ile jest planowane jako minimum magazynowe (5 m2). Z prostej kalkulacji 5,0 - 6,552= -1,552 wynika że aby móc w pełni zrealizować bieżące zapotrzebowanie (rezerwacje) należy zakupić 1,552 m2 blachy. Z uwagi, że po zakupie stan magazynowy ma osiągnąć co najmniej 5 m2, obliczona została wartość zakupu 2,052 + 5 = 7,052 m2 . Wartość ta w przeliczeniu na pełne arkusze daje nam 2 szt. Dwa arkusze to 9 m2 i taka informacja trafiła automatycznie do tabeli zakupów i działu zaopatrzenia.

Rys.3. Fragment tabeli zakupu.

 
     W systemie Plan-de-CAMpagne możliwe jest bardzo szybkie wyszukiwanie informacji dzięki między innymi sortowaniu, filtrowaniu i grupowaniu danych w tabelach. Tak np. w tabeli zakupów filtrowanie danych pozwala na wyświetlenie tylko tych linii, które odpowiadają zadanym kryteriom wyszukiwania. Powyżej została wyświetlona ta część tabeli, która dotyczy wyłącznie zakupów materiału „Blacha 8mm 1500x300”. Tabela ta, poza informacją jaki materiał i na kiedy zamówić, zawiera także informacje o tym, czy dany materiał został już zamówiony i przyjęty na magazyn („N” oznacza „Nie ma” a „J”  oznacza „Jest”). Numer zakupu jest ściśle powiązany z numerem dokumentu zamówienia zakupu, generowanym z systemu. Zamówienie materiału może być powiązane z planowanym uruchomieniem zleceń produkcyjnych lub trafić tu jako zapotrzebowanie magazynu na utrzymanie stanów minimalnych (wówczas kolumny nr produkcji i nr kalkulacji pozostaną puste). Możliwe jest również ręczne modyfikowanie każdej linii, usuwanie i dopisywanie nowych pozycji.

     Dane na temat planowanych zmian zapasów na magazynie spływają automatycznie z kilku źródeł. Pierwszym miejscem, z którego program pozyskuje informacje jest uruchomione zlecenie produkcyjne. To właśnie tam w dziale przygotowania produkcji padła decyzja o wykorzystaniu „Blachy 8mm 1500x3000” w określonych ilościach i rozmiarach do wytworzenia wyrobu gotowego na potrzeby klienta.
 
     Poniżej przykładowa kalkulacja, zawierając artykuł „Blacha 8mm 1500x3000”

Rys.4. Kalkulacja na wyrób „Blacha [250x300]”.

     Podczas tworzenia kalkulacji od strony materiałowej istotne jest przypisanie, z którego materiału ma być utworzony wyrób gotowy. Podstawowe dane dotyczące materiału przypisane są automatycznie z bazy materiałów.  Ważne jest określenie, w jakich ilościach i rozmiarach ten materiał ma wejść w skład wyrobu gotowego.

     Decyzja o uruchomieniu produkcji na kalkulowany wyrób równoznaczna jest z nadaniem tej kalkulacji numeru produkcji:   . Tu zaczyna się automatyczny proces: sprawdzania przez system stanów magazynowych, dokonywania rezerwacji materiałów oraz zgłaszania zapotrzebowania na zakup określonej ilości tego materiału (na datę umożliwiającą rozpoczęcie i zakończenie produkcji w planowanym czasie).  Wyniki działania systemu widoczne są kolejno: 

     1) Na magazynie – w oknie szczegółowych informacji o materiale – w zakładce „Towar” /patrz: Rys.2.
     2) W tabeli rezerwacji materiałów – gdzie każda linia materiału przypisana jest do kalkulacji o 
         określonym numerze i do konkretnego zlecenia produkcyjnego. Linie zawierają informacje o tym 
         jakie ilości materiałów oraz w jakim terminie należy pobrać z magazynu w celu terminowego 
         uruchomienia produkcji.

Rys.5.  Fragment tabeli rezerwacji materiałów, pogrupowanej po indeksie magazynowym.

     Rysunek pokazuje wszystkie jeszcze niezrealizowane rezerwacje „Blachy 8mm 1500x3000”, przyporządkowane do określonych zleceń produkcyjnych. Z tej tabeli najczęściej korzystają magazynierzy, którzy w szybki sposób rejestrują rzeczywiste wydania materiałów pod określone zlecenia produkcyjne. Pozwala to na dostęp do zawsze aktualnej informacji o zapasach i planowanym ich rozchodowaniu.

       3) W tabeli zakupów – tam automatycznie trafia informacja wówczas, gdy stan ekonomiczny (patrz:
           szczegółowe okno informacji o magazynie – zakładka towar) nie pozwoli na realizację produkcji
           z powodu braku wolnych, niezarezerwowanych materiałów i konieczny jest ich zakup. 

      „Tabelę zakupów” pozostaje do dyspozycji działu zaopatrzenia. Dostępna jest w niej pełna informacja o zbiorczym zapotrzebowaniu na zakup poszczególnych materiałów. Automatycznie zostają tu przypisywane kolejne linie informujące o zapotrzebowaniu na określoną ilość blachy wraz z terminem, na kiedy ta blacha ma być dostępna na magazynie w celu np. terminowego rozpoczęcia produkcji. Do tabeli zakupów, również automatycznie, spływa zapotrzebowanie z magazynu informujące o konieczności uzupełnienia zapasów tych materiałów, których stan spadł poniżej poziomu minimalnego. Linie te można także ręcznie modyfikować, usuwać i dopisywać nowe.

                                                                              Rys.6. Fragment tabeli zakupów.

      Zwiększenie stanów magazynowych następuje automatycznie po zarejestrowaniu przyjęcia dostawy. Z listy wszystkich zamówionych materiałów wystarczy wybrać odpowiedną pozycję i wpisać przyjętą ilość materiału. Jeżeli jest to istotne, z punktu widzenia interesów firmy, można przepisywać numery seryjne i śledzić certyfikaty dla poszczególnych partii materiału. Możliwe jest również definiowanie lokalizacji magazynowej danej partii oraz przypisanie każdej przyjmowanej partii  numeru dostawy. 
 
     Jeżeli jakość dostarczanych materiałów kontrolowana jest na etapie przyjęcia, wówczas informacje takie mogą być również przetwarzane i przechowywane w systemie.

     Tak ustalone powiazania między działem magazynu, produkcją i zaopatrzeniem pozwalają na precyzyjne planowanie zakupów i utrzymywanie stanów magazynowych na możliwe niskim poziomie, przy zachowaniu terminowości dostaw do klienta. Zamawianie materiałów dokładnie na wyznaczony czas pozwala zminimalizować ilości, a co za tym idzie koszty gromadzenia zapasów. Wszytko to wpływa korzystnie na płynność finansową pozwalając na minimalizację czasu zamrażania gotówki na magazynie w postaci zalegających zapasów. 

     W kolejnym newsletterze podejdziemy do tematu tworzenia kalkulacji na potrzeby oferty handlowej oraz zapoznamy się z „cyklem życia” takiej oferty w rękach handlowca.  Zapraszamy!

Sprawdzanie wydajności firmy na podstawie

obciążenia stanowisk produkcyjnych

Wstęp

 
      W tym celu program Plan-de-CAMpagne został wyposażony w:

      1) Tabelę obciążeń,
      2) Wykresy obciążeń (z podziałem na dni, tygodnie, miesiące)

      Proszę sobie wyobrazić firmę produkcyjną X, która ma możliwość prowadzenia obróbki na maszynach typu: wiertarka pionowa 6GCo RM1, krawędziarka ERMAK CNCAP, tokarka TUG 40, przecinarka Powermax itp. firma prowadzi dodatkowo prace montażowe.

      Firma X wdrożyła pól roku temu program Plan-de-CAMpagne i obecnie ma możliwość zestawienia informacji o wszystkich planowanych i realizowanych operacjach w jednym czasie i miejscu. Posługuje się w tym celu  tabelą i wykresami obciążeń.

      Umożliwiają one:

      • szybkie wyszukiwanie informacji,
      • sortowanie i filtrowanie danych,
      • grupowanie informacji w dowolny sposób,
      • sumowanie wartości zarówno dla każdej grupy osobno jak i dla całej tabeli.
 

      Poniżej prezentuję przykładowy widok „Tabeli obciążeń” przedsiębiorstwa X grupującej operacje po ich skróconej nazwie i planowanym tygodniu rozpoczęcia poszczególnych operacji. Są one przypisane do konkretnych zleceń produkcyjnych.
 

                                                                         Rys.1. Przykładowy widok tabeli obciążeń

      Tak, np. dla operacji BO001 (montaż) zaplanowano wykonanie 24 zleceń o łącznym czasie 197,52 godziny. W tygodniu 8 w 2012 roku zaplanowanych do wykonania jest 8 zleceń, a łączny czas pracy to 21,74 godziny. Analogicznie na 9 tydzień 2012r. zaplanowano wykonanie 4 zleceń o łącznym czasie pracy 18,15 roboczogodzin. Graficznym przedstawieniem tabeli obciążeń jest „Tygodniowy wykres obciążeń”, gdzie na osi X mamy wyznaczone kolejne tygodnie, a na osi Y zaplanowany czas pracy i dodatkową linię wydajności tygodniowej (w godzinach pracy) dla wybranego stanowiska.

 Rys.2. Wykres planowanych obciążeń dla operacji montażu (BO001) od 7 - 22 tygodnia 2012r.

      Tam, gdzie zaplanowany czas pracy przekracza wydajność stanowiska, należy zadecydować:  czy wyznaczyć nadgodziny dla pracownika czy przesunąć realizację zlecenia na następny dzień/tydzień. Jeżeli sytuacja taka pojawia się stosunkowo często, wówczas dobrym rozwiązaniem może być uruchomienie kolejnego stanowiska. Tak wizualnie przedstawiony wynik obciążeń pozwala nam bardzo szybko zdiagnozować gdzie w bieżącym okresie znajdują się nasze wąskie gardło oraz gdzie one będą się przemieszczać w kolejnych okresach. Dzięki temu szef produkcji może z wyprzedzeniem zareagować na zmienny plan obciążeń i przesuwać dodatkowe środki między stanowiskami lub też podporządkować po priorytetach na dane stanowisko (wąskie gardło) wchodzące zlecenia. 

 
      Im większa świadomość rzeczywistych możliwości produkcyjnych firmy i dokładniejsze obliczenia koniecznych nakładów (kosztów i czasu) oraz kontrola obciążenia stanowisk, tym lepsze decyzje produkcyjne.  Poniżej: graficznie przedstawione podglądy miesięcznego obciążenia stanowisk – rys.1 dla gniazda tokarek, rys.2 przedstawia obciążenie działu obróbki (wiercenie i gięcie).

Rys.3. Wykres planowanych obciążeń dla gniazda tokarek (TOK) od 2 - 10 miesiąca 2012r.

 Rys.4. Wykres planowanych obciążeń dla działu Obróbka (WIERC+GIĘCIE) od 2 - 10 miesiąca 2012r.

WNIOSKI:

      Toczenie w przykładowym zakładzie produkcyjnym jest tzw. „wąskim gardłem” i patrząc na tak sporządzony wykres obciążeń firma można rozważyć kilka strategii dalszego działania:

      a)  inwestycje w zakup kolejnych stanowisk.
      b) Współpraca z inną firmą w formie kooperacji

      Każdy ewentualnie występujący, nieplanowany przestój „wąskiego gardła” zawsze znacząco wpływa na nieterminowość realizacji wielu zleceń, czego konsekwencją będzie spadek zaufania klientów do nas jako wykonawcy lecenia oraz co od razu nas dotknie to zmniejszenie zysków z opóźnionych zleceń.

      Drugim wnioskiem jaki możemy postawić, bazując na zaprezentowanych wykresach obiążeń, jest niewielkie wykorzystanie działu obróbki. Tutaj również w zależności od strategii firmy kierownictowo firmy może podjąć kilka decyzji m.in.: wstrzymanie inwestycji w ten dział, przesunięcie tego typu obróbki do podwykonawców lub też przeciwnie = położenie większego naciksu na dział handlowy i poszukanie nowych zleceń w ramach kooperacji na dane operacje obróbcze.

      Program Plan-de-CAMpagne umożliwia także podgląd zbiorczego obciążenia dla wszystkich zasobów przedsiębiorstwa.

 Rys.5. Wykres planowanych obciążeń dla całego przedsiębiorstwa od 2 - 10 miesiąca 2012r.

WNIOSKI:

      W celu efektywnego wykorzystania wszystkich dostępnych zasobów należy wykonać działania zmierzające do pozyskania zleceń, które mogłyby obciążyć pozostałą część zasobów. Warto dokonać analizy poszczególnych działów, gniazd i operacji i podjąć odpowiednie decyzje produkcyjne (np. uruchomienie produkcji na magazyn, ustalenie nadgodzin, przeniesienie realizacji części zaplanowanych operacji na kolejne dni/tygodnie, zlecenie części produkcji podwykonawcom itp.). 

      W przypadku zasobów o obciążeniu często znacznie przekraczającym wydajność można rozpatrzyć opcje inwestycji i rozwoju najlepiej rokujących działów. Oszczędności warto szukać w minimalizacji czasów przestojów, dzięki maksymalnemu wykorzystaniu zdolności produkcyjnych wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Według standardów – przedsiębiorstwo jest dobrze obciążone zleceniami kiedy wskaźnik wykorzystania gniazd czy też maszyn oscyluje w zakresie ok. 95%.

      Już w kolejnym odcinku:  Odchudzanie magazynu dzięki kontroli przepływu materiałów.

 
      Jeżeli chcesz zaoszczędzić pieniądze zmniejszając zalegające zapasy,
      Jeżeli chcesz znać swoje zapotrzebowanie na materiały w najbliższym okresie,
      Jeżeli chcesz wiedzieć jakie materiały w jakiej ilości są już dostępne na magazynie, jakie są pod 
      rezerwacjami, a ile i na kiedy trzeba jeszcze zakupić  w celu terminowego rozpoczęcia produkcji,
      Jeżeli chcesz wiedzieć jeszcze więcej i poznać jak mądrze program Plan-de-CAMpagne wiąże 
      informacje z działów przygotowania produkcji, zakupów i magazynu to zaspokoisz swą ciekawość 
      czytając nasz kwietniowy numer Newslettera.

Plan-de-CAMpagne 4.2 – już jest:

Nowy Edytor Raportów

Wstęp

      Jakie udogodnienia proponuje nam aktualizacja programu Plan-de-CAMpagne w wersji 4.2? Spośród wielu nowości, warto zwrócić szczególną uwagę na zupełnie nowy edytor raportów.  Jego główne zalety? Prosty i wygodny w użyciu. W czytelny sposób pozwoli Ci na: szybkie przygotowanie zestawień sprzedaży i kosztów, opłacalności zleceń, obciążenia zasobów i stanowisk, wydruki planów produkcyjnych i opóźnionych zleceń, rankingi produktów i najlepszych Klientów … i wiele wiele innych. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszamy do zapoznania się z pozostałą częścią artykułu.

Zalety Nowego Edytora Raportów w wersji 4.2.

      Nowy Edytor Raportów jest częścią modułu podstawowego w systemie zarządzania produkcją jakim jest Plan-de-CAMpagne. Jest to narzędzie do tworzenia raportów i zestawień opartych na danych zgromadzonych w bazie danych  tego systemu. Dla naszych stałych użytkowników mamy dodatkową informację, że stary edytor w przyszłości zostanie całkowicie zastąpiony nowym, w pełni zintegrowanym edytorem. Obecnie pracują one równolegle a przełączanie się pomiędzy „starymi” a „nowymi” raportami jest bardzo proste – wystarczy kliknąć na ikonę „ ” w tabeli raportów.

      Omawiane narzędzie z pewnością znacznie usprawni pracę w Twoim przedsiębiorstwie. Poniżej podajemy przykłady działów, którym przyda się  on najbardziej:


-  Dział sprzedaży i marketingu – np. rankingi najlepszych klientów, raport skuteczności ofertowania, skuteczności działań marketingowych, postęp prac nad zleceniami dla określonego klienta, oferty i potwierdzenia zamówienia itp.

- Dział produkcji – lista zadań do zaplanowania, obciążenia stanowisk i dostępność zasobów, dokumenty produkcyjne, zestawienie raportów z produkcji – częstotliwość i przyczyny występowania poszczególnych błędów i opóźnień w produkcji 

-  Zarząd – wartość magazynu, procent wykorzystania zasobów, terminowość dostaw, rentowność produkcji, skuteczność ofertowania, obroty i zyski miesięczne/kwartalne/roczne itp.


      Jakie ułatwienia oferuje nam edytor raportów w wersji 4.2? Oto niektóre z występujących w nim uproszczeń:


1. Łatwy i przyjazny interface użytkownika, intuicyjny w obsłudze.

2. Możliwość tworzenia raportów szczegółowych (np. pełna historia opracowanych i wykonanych projektów dla klienta) i zbiorczych (łączne zyski ze zrealizowanych zleceń, obroty w 2011 r.).

3. Paski narzędzi – dają możliwość tworzenia dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych zgodnie
z własnym gustem i potrzebami - pozwalają prosto i szybko tworzyć raporty.

4. Parametry i funkcje warunkowe - raporty mogą pokazywać szczegółowe informacje tylko na życzenie – szczegółowe dane rozwijane są dopiero po kliknięciu odpowiedniego przycisku, a ich zakres może być ograniczony np. datami.

5. Pod-raporty - pozwalające na tworzenie raportów w raportach, czyli pozwalają np. na wyświetlanie zagnieżdżonych informacji np. linii faktur w zestawieniu wszystkich faktur, osób kontaktowych w zestawieniu wszystkich klientów, przesunięć materiałowych w zestawieniu materiałów na magazynie itp.

6. Informacje z wielu tabel – na jednym raporcie można wyświetlić informacje z kilku różnych działów w firmie (magazyn, logistyka, handel) i tworzyć informacje zbiorcze.

Przykłady raportów w wersji 4.2

                
                                                                         Rys.1. Przykład formularza produkcyjnego

                                                                   Rys.2. Historia zmian artykułów na magazynie


Jeśli chcesz nauczyć się tworzenia własnych raportów w Nowym Edytorze, zapraszamy do kontaktu.

Proponowany przez nas kurs podstawowy, nauczy Cię:

- jak tworzyć raporty i ustawienia z tabeli (np. lista kontrahentów, lista materiałów)
- jak tworzyć raporty i dokumenty z szczegółowego okna edycji (np. przewodnik produkcyjny z okna kalkulacji, zamówienie zakupu, list przewozowy, faktura)
- jak dodawać: notatki, zdjęcia, sumowanie, grupowanie, pod-raporty

Już teraz zapraszamy do kolejnego numeru newslettera! Dowiesz się o tym: jak sprawdzić wydajność firmy na podstawie obciążenia stanowisk produkcyjnych!